BBH Mali Müşavirlik & Danışmanlık
Serbest Muhasebeci, Mali Müşavir
Hem Endüstri 4.0, hem de Covid-19 salgını, işletmelerin üretim sistemlerinin değişimini hızlandırmakla kalmamış, aynı zamanda bu yeni üretim ortamı tüketim alışkanlıklarını da değişime zorlamıştır. Üretimde esneklik, üretim hızının artması, kaliteli üretim ve verimlilik gibi etkileri ortaya çıkaran dijital işletmeye dönüşüm, tüm dünyayı etkileyen salgın nedeniyle yeni çalışma ortamlarının düzenlenmesini de hızlandırarak yeni bir boyut kazanmıştır.
Endüstri 4.0, bilimin her alanından gündelik yaşama kadar birçok konuda hayatı kolaylaştıran, maliyetleri azaltan, otomasyonu ve akıllı teknolojileri yoğun kullanan bir sistem olarak dijitalleşmenin yeni bir boyutunu ortaya çıkarmaktadır. Dijitalleşme, bilgiye ulaşmayı hızlı ve kolay hale getirirken diğer taraftan ulaşım maliyetlerini de düşürmektedir. Ağ bağlantısı sayesinde daha fazla kullanıcıya sahip olan bu sistem, küresel dünyada özellikle üretim anlayışını yeniden şekillendirmiştir. Üretim ve buna bağlı olarak işletme fonksiyonlarının dönüşümü dijitalleşme sayesinde yeni bir anlayış kazanmıştır. Dolayısıyla şirketler açısından en önemli dijital araçlardan biri e-Fatura.
Bu ön muhasebe programına girme, istediğin yerden müşterine faturanı gönderme, ulaşıp ulaşmadığını yine online olarak takip edebilme imkanı sağlıyor. Kağıt fatura koçanını saklama, basma, fiziki olarak gönderme ve arşivleme gibi eski düzenin getirdiği tüm maliyetler yok oluyor. Aynı zamanda, faturaların teslim edilmesi, müşterinin yollanan faturaları görüp ödeme planına alması gibi işlemler için fiziksel bir mekâna bağımlılık da ortadan kalkıyor. Kağıt ortamda düzenlenen faturanın dijital ortamda hazırlanmasını gerekli kılmıştır. Kağıt ortamda düzenlenen faturanın dijital ortama geçmesi ile birlikte zaman, iş gücü, nakit akışı, maliyet ve fatura düzenleme sırasında yapılan hataların düzeltilmesi açısından etkili olmuştur. Fatura müşteriye online olarak ulaşıyor. Bu sayede hem tahsilat süreci hızlanıyor hem de geleneksel operasyonlardan ve zamandan tasarruf edilerek maliyet avantajı sağlanıyor, verimlilik artıyor. Dijitalleşme ve e-Dönüşüm süreci ürün odaklı anlayıştan bilgi odaklı anlayışa geçişin temelini oluşturmaktadır. Son yıllarda hızla gelişme gösteren bilgi teknolojilerinin ticari hayata girmesiyle birlikte muhasebe mesleğinde de yeni teknolojilerin başlattığı yeniden yapılanma süreci ortaya çıkmıştır.
e-Dönüşümde Neler Var?
e-Dönüşüm: En basit anlatımla e-Dönüşüm; bilginin, değerin, varlığın, girişimciliğin ve ihtiyaçların dijital dünyada gerçekleştirilmesi ve hız ile tasarrufun temel bir ihtiyaca evrilmesi olarak tanımlanabilir.
Dijitalleşme: Basit bir ifadeyle manuel olarak işlenen verilerin, bilgisayar ve dijital ortamlar aracılığı ile izlenmesi ve işlenmesi olarak tanımlanabilir. Başka bir ifadeyle dijitalleşme, gerçek bilgilerin bir fiziksel yere bağlı olmayan bir biçimde sunulmasıdır.
e-Fatura: Matbuu faturanın elektronik formudur ve aşağıdaki özelliklere sahiptir:
•Veri format ve standardı Maliye Bakanlığı’nın merkezi platformu Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından belirlenir.
•Vergi Usul Kanunu (VUK) gereğince bir faturada yer alması gereken bilgileri içerir.
•Satıcıdan alıcıya iletimini GİB yapar.
•Kağıda basılmaz; tüm işlemleri dijital ortamda gerçekleştirilir.
e-Arşiv (Belge): e-Fatura sistemine ilave olarak, nihai tüketicilere ve e-Fatura sistemine kayıtlı olmayan müşterilere de elektronik ortamda fatura düzenlenebilmesine olanak veren sistemdir.
e-Arşiv Fatura: e-Fatura sistemine geçmemiş mükelleflerin, yaptıkları satışların da, vergi mükelleflerine 5.000 TL, nihai tüketicilere 30.000 TL vergiler dahil tutar ve üzeri faturaları GİB’in e-Arşiv fatura portalından, kendi interaktif şifreleri ile girdikleri sayfadan kesmek zorunda oldukları fatura çeşididir.
e-Defter: e-Defter, Vergi Usul Kanunu ve Türk Ticaret Kanunu hükümleri gereğince tutulması zorunlu olan yevmiye ve kebir defterlerinin elektronik dosya biçiminde hazırlanması, bastırılmaksızın kaydedilmesi, elektronik imzalanarak GİB’e gönderilmesi ve Başkanlık imzalı ve onaylı beratların alınarak 10 yıl boyunca saklanmasıdır. Elektronik defterlerin değişmezliği, bütünlüğü ve kaynağının doğruluğu garanti altına alınır ve ilgililer nezdinde kesin delil olarak kullanılır. e-Defter tasdiki olmayacaktır. Hesap döneminin ilk ayına ilişkin berat açılış onayı, son ayına ilişkin berat kapanış onayı yerine geçer.
e-İrsaliye: e-İrsaliye belgesi, yeni bir belge türü olmayıp, kâğıt ortamdaki “sevk irsaliyesi” belgesi ile aynı hukuki niteliklere sahiptir. Mal hareketlerinin elektronik ortamda düzenli bir şekilde izlenebilmesi amacıyla, hali hazırda kâğıt ortamda düzenlenmekte olan “sevk irsaliyesi” belgesinin, elektronik belge olarak elektronik ortamda düzenlenmesi, alıcısına elektronik ortamda iletilmesi ve elektronik ortamda muhafaza ve ibraz edilmesine ilişkin bir elektronik belgedir. Kısmi kabul mümkündür. e-İrsaliye üzerinde barkod bulunur ve yol polisleri el terminalleri marifetiyle şoförün cep telefonundaki dijital yada kağıt barkodu okutarak irsaliyenin detaylarına ulaşırlar. e-İrsaliye kamyonların plaka bilgileri ile eşleşik ve ağırlık ölçme istasyonları ile entegre olacağından kamyonlar durdurulmadan da nakliye yapılabileceklerdir.
Neden e-dönüşüm?
Maliyet ve Çevresel Yaklaşım
Verilen bilgiye göre Türkiye’de her yıl 3 milyar adet fatura kesiliyor. Bir faturanın basım, hazırlama ve gönderme maliyeti ortalama 2,5 liraya ulaşıyor. Kağıttan tasarruf ettiğimiz de ağaçlarımızı korumakla birlikte maliyetlerimizi de düşürmüş oluyoruz. Kişiselleştirilebilir, hızlı, sade ve pratik arayüzle de desteklenen firmalar ve muhasebeleri zaman ve maliyet tasarrufu elde etmektedir.
Denetim, Daha Etkin Vergi Toplama ve Kayıt Dışını Engellemek
e-Devlet Projesi kapsamında; devlet teknolojiyi kullanarak ticari hayatı yani aldığı vergisini (gelir kaynaklarını) daha sıkı denetim ve kontrol altına almak istemektedir. Bu kontrolü sağlamanın yolu da, muhasebe den geçmektedir. Bu bağlamda şirketlerin muhasebe sistemleri sıkı takip etmek için e-dönüşüm süreci sonunda dijital muhasebe sistemine geçilmektedir. Bu gelişmeleri dikkate almayıp en az maliyetle devam etmek isteyen ticari şirketler ağır cezalarla karşı karşıya kalacaktır. Hem bilgi teknolojilerinin hem de muhasebe sistemlerinin yenilemesi ve güncellenmesi kaçınılmaz bir zorunluluk olacaktır. Denetim ekibinin sayısını azaltırken, denetimin güvenilirliğini olumlu yönde etkileyecektir.
Hatanın Azalması ve Verimin Yükselmesi
Yeni nesil muhasebe kavramı dijital muhasebe ile gerçekleşerek çalışanlara oldukça büyük avantaj sağlayan ve hata riskini neredeyse sıfırlayan bir sisteme doğru ilerlemesine etki etti. Dijital muhasebe aynı zamanda mali mühendislik gibi iş alanlarının da çıkmasına sebep olan yenilik olarak karşımıza çıktı. Yeni nesil muhasebe uygulaması olarak bilinen tasarım oldukça pratik işlemlere yer açarak çalışanların daha verimli olmasında etki ediyor. Dijital muhasebe ile firmaları sipariş, stok takibi, satış, satın alma, raporlama, borç takibi, çek senet takibi, banka hareketleri, e-Devlet uygulamaları gibi tüm iş süreçlerini tek noktadan yönetebilmesini sağlıyor.
Dijital Muhasebe Avantajları
Muhasebe alanında gerçekleşen dijitalleşme birçok avantajı da beraberinde getirdi. Yeni uygulama içerikleri ile beraber diğer meslek gruplarına göre büyük ayrıcalıklar da kazanıldı.
•Muhasebe alanında gerçekleşen dijitalleşme ile beraber meslek elemanlarının hata yapma riski de sıfıra indi.
•Muhasebe elemanlarının yoğun çabalar harcayarak yaptıkları birçok işlem kısa sürede ve hatasız olarak geçekleştirilmeye başlandı.
•Bulut sistemleri, yapay zekâ gibi teknolojik temeller ile ilerleme göstermekte olan dijital muhasebe, robotik muhasebe ile kolay şekilde yapılmaya başlanır oldu.
•Zamandan tasarruf elde edilir.
•Çalışanlar kendilerine daha çok zaman ayırabilir.
•Çalışanların farklı ve daha değerli olan çalışma uygulamalarına yönlenmeleri de mümkün olur.
•Çalışanların problem çözme ve strateji belirlemenin yanı sıra analiz yetenekleri de güçlenir.
Dijital Muhasebenin Dezavantajları
Muhasebe alanında yaşanan dijitalleşme son derece hızlı bir gelişim gösterdi. Bu ani olarak gelişen adımlara uyum sağlanması ise çok da kolay olmamaktadır. Dijitalleşmenin muhasebe alanında gelişimin hızlı olması muhasebe mensuplarının bu konuda olan yetersizliği sebebi ile sıkıntıya sebep olmaktadır.
e-Faturaya – Mali Mühüre Başvuru Süreci
e-Fatura uygulaması yürütülürken, öncelikle kademeli bir yaygınlaştırma prensibi benimsenmiştir. Bu amaçla öncelikle anonim ve limited şirketlerin e-Fatura oluşturma, gönderme ve kabul etmesi sağlanmıştır. Daha sonra 421 Sıra No’lu VUK Genel Tebliği ile e-Fatura uygulamasına gerçek kişi ve mükellefler eklenmiştir. Günümüzde kullanıcı kapsamı daha da genişletilmiştir. e-Fatura uygulamasını anonim şirketler, limited şirketler, gerçek kişi ve mükellefler kullanabilmektedir
e-Fatura kullanan işletmelerin e-Fatura kullanımına yönelik aşağıdaki esaslar söz konusudur:
•e-Fatura kullanıcısından e-Fatura kullanıcısına = e-Fatura
•e-Fatura kullanıcısından matbu fatura (kağıt fatura) kullanıcısına = e-Arşiv Fatura
•e-Fatura kullanıcısından son kullanıcıya = e-Arşiv fatura
kesilmektedir. e-Fatura kullanım koşullarını sağlayan işletmelerin e-Faturaya geçişi ve sonraki süreçler aşağıdaki adımların takip edilmesi ile gerçekleşmektedir.
1.Mali Mühür Başvurusu: e-Defter ve e-Fatura’ya başvuru yapabilmek için öncesinden mali mühür edinilmiş olmalıdır.
Kamu SM (Kamu Sertifikasyon Merkezi) uygulaması üzerinden
www.kamusm.gov.tr adresindeki başvuru formu doldurularak mali mühür başvurusu yapılmaktadır.
2.Mali Mühür Kurulumu Pin Kodu Alımı: Mali mühür sertifikasının kullanıma açılması için bazı işlemlerden geçmesi gerekmektedir. Mali mühür sertifikasının yüklü olduğu AKİS (Akıllı Kart) ve
ACS 38T USB Masaüstü tipi kart okuyucuya takılarak gerekli kurulum yapılmakta ve kurulum sonunda altı haneli bir pin kodu oluşturulmaktadır.
3.e-Fatura Başvurusu: e-Fatura başvurusu yapabilmek için de mali mühür daha öncesinden edinilmiş olmalıdır.
www.efatura.gov.tr adresinden “Elektronik Başvuru” sekmesinden başvuru süreci başlatılır. İlk açılan pencere kart giriş ekranı olup, eğer daha önceden mali mühür kullanılmakta ise tanımlı kartlar sekmesinden ilgili kart bilgilerine ulaşılmaktadır.
Mali mühür ilk defa kullanılacak ise, öncelikle mali mühür veya NES (Nitelikli Elektronik Sertifika) sürücüleri yüklenmelidir.
4.e-Fatura İçin Kontör Satın Alma: e-Defter ve e-Fatura başvurusu yapıldıktan sonra gelen faturaları onaylamak ve
fatura düzenleyip müşterisine gönderebilmek için firmanın bir de kontör satın alması gerekmektedir. Bir kontör karşılığında fatura onayı yapılmakta veya gönderimi sağlanmaktadır.
5.e-Defter Başvurusu: e-Defter başvurusunda mali mühür kullanılmaktadır bunun için öncesinden mali mühür
edinilmiş olmalıdır. www.edefter.gov.tr adresinden başvuru formu doldurularak e-Defter başvurusu yapılmaktadır. Hizmetini aldıkları yazılım firması varsa o firmadan e-Defter ve e-Fatura modülü satın alınmalıdır. Herhangi bir yazılım firması ile anlaşması yoksa önce Luca, Zirve gibi herhangi bir yazılım satın alması gerekmektedir. e-Defter sistemine geçen işletme Noter’den defter tasdiki yapmamaktadır.
6.e-Defter Saklama Hizmeti Satın Alma: Faturalar ilgili önemlerde alınıp gönderildikten sonra bu belgelerin saklanması zorunluluğu vardır ve bu belgeleri GİB belirli bir tarihe kadar bünyesinde tutar ve sonrasında siler bu belgelerin saklanma zorunluluğu olduğundan ilgili firma tarafından saklanırken aksi bir durumla karşılaşmamak adına ilgili entegrasyon firmalarından e-Defter saklama hizmeti satın alması gerekmektedir.
7.Berat Gönderimi: Berat gönderimi öncelikle saklanan e-Defterin GİB’e gönderilmesi demek değildir. Berat; ilgili e-Defterin kapağıdır. Kapakta; e-Defterin kaç sayfadan oluştuğu, içerisinde neler olduğu hakkında bilgiler yer almaktadır. e-Defterin ön sayfasında her sayfanın alt kısmında bir numara yer almaktadır ve birbiri ile bağlantılıdır. Bu kod kapak sayfasında da yer aldığından o kodla tüm sayfalara ulaşıldığından e-Defterin tamamını GİB’e göndermeye gerek yoktur.
Mali Mühür / e-İmza Başvuru Süreci
Tüm tarayıcılarda java desteği olmadığından, yapılacak başvurular için İnternet Explorer ya da Mozilla Firefox tarayıcısı kullanılması gerekmektedir.
- Mali mühür başvurusu yapılarak temin edilir.
- Mali mühür adresinize teslim edildikten sonra kurulumu yapılır.
Kurulum KAMUSM adresinden sürücüler indirilerek yapılır (Akis -Akıllı Kart ve Kart Okuyucu Sürücüsü- indirilir). - GİB üzerinden e-Fatura/ e-Defter ön başvuruları yapılır.
e-Arşiv, e-İrsaliye ve e-Bilet Uygulamaları için ön başvuru yapılmaz. Özel Entegratör üzerinden aktivasyon işlemi yapıldığında doğrudan kullanılabilecektir. - Özel Entegratör Sözleşmesi yapılır.
- Sözleşme bilgileri ile firma hesabınız açılır, kullanıcı adı ve şifreniz oluşur. e-Fatura/ e-Arşiv/ e-İrsaliye için fatura tasarımlarınız yapılır.
- e-Fatura/e-Defter/e-Arşiv/e-İrsaliye kullanmaya hazırsınız.
- 10 dakika içinde aktivasyon işlemi ile canlı sisteme geçebilirsiniz.
Bu yazımız da artık zorunluluk haline gelen muhasebenin dijitalleşme sürecine giriş nedenleri, e-Dönüşüme giren muhasebe işlemlerini, bu sürece giren firmalarımızın ilk yapması gereken e-İmza veya mali mühür ile e-Fatura başvuru sürecini ele aldık.
Akıllı sistemlerin yoğun kullanımı sayesinde yakın gelecekte dijitalleşme ile meslek mensuplarının daha çok müşavirlik işlevi gerçekleştireceği, belki de vergi muhasebeciliği alanının sona ereceği ön plana çıkmaktadır.
Defterlerin, belgelerin, kayıtların, arşivin ve denetimin dijitalleşmesi daha az sayıda ancak dijital bilgiye sahip, nitelikli meslek mensubunu gerekli kılmaktadır. Bu bağlam da muhasebenin birbiri ile iletişim kurabilen etkileşimli sistemlere dönüşmesi; belge, kayıt, rapor, arşiv, denetim süreçlerinin hızlı, kolay, hatasız ve en az maliyet ile bütün bilgi kullanıcıları için ulaşılabilir olmasını sağlayacaktır.
Bu gelişmeler muhasebe meslek mensuplarının iş tanımları, nitelikleri ve kullanacakları araçları da değiştirecek ve geliştirecektir. Firmalarımız da bunlara paralel doğru etkin yazılımlar ve mali danışmanlarla birlikte entegrasyonu doğru ve sorunsuz olması için gerekli yatırımlarını planlamalıdır. Doğru yatırım ve doğru ekiplerle hep birlikte geçiş süreci sorunsuz tamamlanacaktır.
